Gesetzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Personalakten für seine Mitarbeiter zu führen. Sie ist jedoch für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen sinnvoll.

Was gehört in eine Personalakte?

Prinzipiell alles, was mit dem Arbeitsverhältnis in einem Zusammenhang steht, damit die Personalakte am Ende ein vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers widerspiegelt. Dazu gehören:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Personalstammbogen / Änderungsmitteilungen
  • ArbeitsvertragDer Arbeitsvertrag bildet das Fundament des Arbeitsverhältnisses. Er ist ein privatrechtlicher gegenseitiger Vertrag, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung von Arbeit unter Leitung und nach Weisung des Arbeitgebers und der Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Abschluss eines Arbeitsvertrages Für den Abschluss des Arbeitsvertrages gelten die Regeln der allgemeinen Rechtsgeschäftslehre. Zudem wird er nach dem Grundsatz der Vertragsfreiheit… Mehr / Vertragsänderungen (z.B. Beförderung, Versetzung)
  • Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweis
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
  • Fortbildungen, Qualifizierungen
  • Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen, Gesundheitszustand
  • Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen),
  • arbeitsrechtliche Sanktionen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, Kündigung)
  • Dienstliche Beurteilungen
  • Zwischen- und Endzeugnisse

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Im Rahmen der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht gelten für den Arbeitgeber folgende Pflichten:

  • Die Unterlagen oder Daten müssen sorgfältig aufbewahrt werden
  • Sie dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden
  • Der Arbeitnehmer muss Einblick haben und die Richtigkeit der Unterlagen überprüfen können
  • Für Leistungsbeurteilungen besteht eine Begründungspflicht
  • Nur wenige sollten Zugriff auf die Personalakte haben
  • Nur Berechtigte dürfen die Akte einsehen: Laut § 83 Abs. 1 S. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht in seine Personalakte zu nehmen, sich Notizen zu machen oder Kopien anzufertigen. Unrichtige Eintragungen kann er unter bestimmten Voraussetzungen entfernen oder berichtigen lassen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Einsicht zu gewähren, aber er ist nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer auf Änderungen in der Personalakte aufmerksam zu machen. Der Betriebsrat hat kein eigenständiges Recht auf Einsicht. Andere Beschäftigte dürfen die Personalakte nur einsehen, wenn dies für eine Personalentscheidung notwendig ist.

Datenschutz bei Personalakten

Seit der DSGVO gilt für Personalakten: Arbeitnehmer müssen sich ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass ihre Daten erhoben, gespeichert und übermittelt werden. Viele Unternehmen regeln dies sinnvollerweise in einer Betriebsvereinbarung, die dann für alle Mitarbeiter gilt. Wenn Daten von mehr als zehn Mitarbeitern automatisiert verarbeitet werden oder bei einer anderen Form der Verarbeitung bei mehr als 20 Mitarbeitern müssen Arbeitgeber einen Datenschutzbeauftragten bereitstellen. Allgemein sollten sie darauf achten, dass sie nur erforderliche Daten sparsam erheben.

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