Worauf Arbeitgeber unbedingt achten müssen, um böse Überraschungen zu vermeiden

Emails und WhatsApp Nachrichten haben mittlerweile auch in der arbeitsrechtlich bedeutsamen Korrespondenz ihren Platz eingenommen. Aber ist auch jede per Fax, WhatsApp oder E-mail erklärte oder erhaltene Erklärung wirksam? Können Sie per mail einen Arbeitsvertrag wirksam schließen? Oder einen Arbeitsvertrag per Fax kündigen? Und wie sieht es mit Urlaubsanträgen oder den Weisungen im Rahmen des Direktionsrechts aus- welche Formerfordernisse gibt es hier?  Wir klären auf!

Gesetzliche Regelungen zu Schriftformerfordernissen

Die meisten Formvorschriften finden sich im allgemeinen Teil des BGB und sind damit auch auf das Arbeitsrecht anzuwenden. Das BGB kennt die

  • Schriftform (§ 126 BGB)
  • Elektronische Form (§ 126 a BGB)
  • Textform (§ 126 b BGB).

Schriftform gemäß § 126 BGB und wann sie einzuhalten ist

Die Schriftform ist eine der strengsten Vorgaben bei den Formerfordernissen. Ist eine Erklärung in der Schriftform abzugeben, so ist diese auf ein Blatt Papier zu schreiben, vom Erklärenden eigenhändig mit Namen zu unterschrieben und im Normalfall dem Empfänger entweder persönlich auszuhändigen oder per Post zuzusenden. Wichtig ist das Empfänger das oben definierte Originaldokument erhält, damit die Erklärung Wirksamkeit entfaltet.

Der Arbeitgeber ist in den meisten Fällen auf der sicheren Seite, wenn wenn er die Schriftform des § 126 BGB einhält. Bei folgenden Schriftsätzen sollte sie jedoch unbedingt eingehalten werden.

Kündigungen und Aufhebungsverträge

Die Schriftform der Kündigung ist wohl der wichtigste Fall für Arbeitgeber. Arbeitsrechtliche Kündigungen und Auflösungsverträge sind nur schriftlich möglich. Dieses Formerfordernis ist in § 623 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Eine Kündigung darf daher nicht über den elektronischen Weg verschickt werden. Auch wenn es in der Realität immer wieder versucht wird, so ist eine Kündigung ohne Einhaltung des Schriftformerfordernis unwirksam. Kürzlich hatte das Landesarbeitsgericht etwa über die Unwirksamkeit einer Kündigung zu entscheiden, die per Foto über WhatsApp versendet wurde. Auch eine Kündigung per Mail ist unzulässig, auch dann, wenn diese mit einer elektronischen Signatur versehen ist.

Die Kündigung sollte am besten auf dem Briefpapier des Arbeitgebers und gegen Nachweis übergeben werden.

Dieselben Vorschriften gelten für Aufhebungsverträge, mit dem Unterschied das hier beide Parteien also Arbeitgeber wie Arbeitnehmer auf demselben Dokument unterschreiben müssen. Auf Kündigungen von Berufsausbildunsverhältnissen und Arbeitsverhältnissen von Mitarbeiterinnen im Mutterschutz werden die Regelungen des § 623 BGB ebenfalls übertragen.

Befristungen

Darüber hinaus legt § 14 Abs. 4 TzBfG fest, dass auch die Befristung eines Arbeitsvertrages zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf.

Das ergibt aus folgenden Gründen auch Sinn:

Durch die Befristung des Arbeitsverhältnisses endet der Vertrag je nach Befristungsart mit Zeitablauf oder Eintritt eines bestimmten Ereignisses, ohne dass es einer Kündigung oder sonstiger Erklärung bedarf. Selbst wenn z.B. die betroffene Mitarbeiterin schwanger ist und damit der besondere Kündigungsschutz gegeben ist, endet das befristet Arbeitsverhältnis zum vereinbarten Zeitpunkt.

Das Arbeitszeugnis gemäß § 109 GewO

Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist ebenfalls die Schriftform einzuhalten. Dies gilt für das einfache wie das qualifizierte Arbeitszeugnis.

Für Berufsausbildungsverhältnisse besteht keine entsprechende Norm. Jedoch ist von einem einheitlichen Zeugnisrecht auszugehen, sodass davon auszugehen ist, dass auch hier nur ein Zeugnis in schriftlicher Form wirksam erteilt werden kann.

Übersicht weiterer wichtiger Formerfordernisse im Arbeitsrecht

Im Individualarbeitsrecht

  • Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß NachwG, BBiG und AÜG sowie von diesbezüglichen Änderungen
  • Auflösungserklärung des Arbeitnehmers auf Basis einer „Turbo-/Sprinterklausel“

Im Kollektivarbeitsrecht

  • Betriebsvereinbarung (Strittig: Schriftform in der Variante des § 126 II)
  • Spruch der Einigungsstelle
  • Interessenausgleich und Sozialplan (Strittig: Schriftform in der Variante des § 126 II)

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