Eine Kündigung ist geschrieben und abgeschickt – doch ist sie dem Arbeitnehmer auch tatsächlich zugegangen? Genau daran kann ein Kündigungsverfahren scheitern. Das Bundesarbeitsgericht hatte zuletzt Zweifel am Einwurf-Einschreiben geweckt. Die Deutsche Post hat ihren Zustellprozess inzwischen geändert. Doch macht das die Zustellung jetzt wirklich rechtssicher?

Gerade im Arbeitsrecht kommt es häufig auf den nachweisbaren Zugang eines Schreibens an. Das betrifft insbesondere Kündigungen. Aber auch bei Abmahnungen oder anderen wichtigen Erklärungen kann entscheidend sein, ob und wann ein Schreiben den Empfänger erreicht hat.

Wer sich auf den Zugang beruft, muss ihn im Streitfall grundsätzlich auch beweisen können.

Das Einwurf-Einschreiben galt deshalb lange als praktische Lösung. Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts hat diese Sicherheit jedoch erheblich infrage gestellt.

BAG sorgt für Unsicherheit beim Einwurf-Einschreiben

Das Bundesarbeitsgericht beschäftigte sich mit der Frage, welchen Beweiswert die Zustelldokumentation beim Einwurf-Einschreiben hat.

Das Problem lag im sogenannten Scan-Verfahren der Deutschen Post.

Der elektronische Auslieferungsbeleg wurde nach dem vom BAG beurteilten Verfahren bereits erstellt, bevor die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen wurde.

Der Zusteller bestätigte den Vorgang also zu einem Zeitpunkt, zu dem der entscheidende Schritt – der Einwurf – noch gar nicht erfolgt war.

Für das BAG war das ein entscheidendes Problem.

Warum der Auslieferungsbeleg nicht ausreichte

Normalerweise kann ein sogenannter Anscheinsbeweis die Beweisführung erleichtern.

Vereinfacht bedeutet das: Ist ein bestimmter typischer Geschehensablauf nachgewiesen, kann daraus auf den tatsächlichen Ablauf im konkreten Fall geschlossen werden.

Beim früher verwendeten sogenannten Peel-off-Verfahren konnte ein solcher Anscheinsbeweis unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht kommen.

Der Zusteller bestätigte dort den erfolgten Einwurf durch entsprechende Dokumentation. Konnte der Absender den Einlieferungsbeleg und den dazugehörigen Auslieferungsnachweis vorlegen, konnte dies für den Nachweis des Zugangs von erheblicher Bedeutung sein.

Beim vom BAG bewerteten Scan-Verfahren lag die Sache anders.

Der entscheidende Fehler: Dokumentiert wurde vor dem Einwurf

Das BAG störte sich insbesondere an der Reihenfolge.

Wenn der Zusteller die Zustellung elektronisch bestätigt, bevor er den Brief tatsächlich einwirft, beweist diese Dokumentation gerade nicht, dass der Einwurf anschließend wirklich stattgefunden hat.

Zwischen elektronischer Bestätigung und tatsächlichem Einwurf konnte theoretisch noch etwas passieren.

Genau dieses Restrisiko genügte dem BAG, um für das damalige Scan-Verfahren keinen entsprechenden Anscheinsbeweis für den Zugang anzunehmen.

Für Arbeitgeber war das besonders relevant. Denn gerade bei einer Kündigung kann der fehlende Zugangsnachweis erhebliche Folgen haben.

Deutsche Post reagiert: Der Ablauf wurde geändert

Die Deutsche Post hat auf die Problematik offenbar reagiert und den Zustellprozess angepasst.

Nach dem nun beschriebenen Verfahren soll der Zusteller zunächst prüfen, ob er sich am richtigen Briefkasten befindet.

Anschließend wird die Sendung tatsächlich eingeworfen.

Erst danach erfolgt die elektronische Dokumentation über das mobile Endgerät des Zustellers.

Damit hat sich die entscheidende Reihenfolge verändert: Erst Einwurf, dann Bestätigung.

Der elektronische Nachweis soll damit einen bereits abgeschlossenen Zustellvorgang dokumentieren.

Ist das Einwurf-Einschreiben damit wieder rechtssicher?

So einfach lässt sich die Frage nicht beantworten.

Die Änderung beseitigt jedenfalls genau den Schwachpunkt, den das BAG an dem damaligen Scan-Verfahren beanstandet hatte. Der elektronische Nachweis soll nun erst nach dem tatsächlichen Einwurf entstehen.

Das macht das Einwurf-Einschreiben für die Praxis wieder interessanter.

Ein anderes Problem bleibt jedoch bestehen.

Der Zusteller kann regelmäßig bestätigen, dass eine bestimmte Sendung in einen Briefkasten eingeworfen wurde. Er weiß aber grundsätzlich nicht, welches konkrete Schriftstück sich im Umschlag befand.

Und gerade darauf kann es im Arbeitsrecht ankommen.

Bei Kündigungen zählt nicht nur der Umschlag

Stellen wir uns vor, ein Arbeitgeber versendet eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben.

Die Zustelldokumentation spricht dafür, dass der Umschlag beim Arbeitnehmer eingeworfen wurde.

Im späteren Kündigungsschutzprozess entsteht jedoch Streit darüber, ob sich tatsächlich die betreffende Kündigung in diesem Umschlag befand.

Der Postzusteller kann hierzu regelmäßig keine Aussage treffen. Er war schließlich beim Verpacken des Schreibens nicht dabei.

Damit zeigt sich die entscheidende Schwäche des Einwurf-Einschreibens: Zugang des Umschlags und Inhalt des Umschlags sind zwei unterschiedliche Beweisfragen.

Warum der Zugang einer Kündigung so wichtig ist

Bei einer Kündigung kommt es nicht darauf an, wann der Arbeitgeber sie geschrieben oder zur Post gebracht hat.

Entscheidend ist grundsätzlich der Zugang beim Arbeitnehmer.

Davon können unter anderem das Ende des Arbeitsverhältnisses, die Einhaltung einer Kündigungsfrist und der Beginn der dreiwöchigen Klagefrist für eine Kündigungsschutzklage abhängen.

Gerade bei zeitkritischen Kündigungen kann deshalb ein Streit über den Zugang erhebliche Konsequenzen haben.

Arbeitgeber sollten die Zustellung daher nicht als bloße Formalität behandeln.

Persönliche Übergabe oder Bote bleiben die sichereren Wege

Wer bei wichtigen arbeitsrechtlichen Erklärungen möglichst wenig Beweisrisiko eingehen möchte, sollte weiterhin über andere Zustellwege nachdenken.

Besonders sicher kann die persönliche Übergabe unter Zeugen sein. Dabei sollte der Zeuge auch Kenntnis davon haben, welches konkrete Schriftstück übergeben wird.

Eine weitere Möglichkeit ist die Zustellung durch einen Boten.

Auch hier sollte der Bote idealerweise nicht lediglich einen verschlossenen Umschlag erhalten. Er sollte nachvollziehen können, welches Schreiben sich darin befindet, und anschließend dokumentieren, wann und wo er es übergeben oder in den Briefkasten eingeworfen hat.

So lässt sich im Streitfall nicht nur der Zugang eines Umschlags, sondern auch dessen Inhalt besser nachweisen.

Einwurf-Einschreiben bleibt eine Frage des Risikos

Die Änderung des Zustellprozesses macht das Einwurf-Einschreiben nicht wertlos. Im Gegenteil: Wenn tatsächlich erst nach dem Einwurf elektronisch dokumentiert wird, wird ein wesentlicher Kritikpunkt der BAG-Entscheidung aufgegriffen.

Für besonders wichtige und fristgebundene Erklärungen bleibt dennoch ein vermeidbares Beweisrisiko.

Gerade bei einer Kündigung sollte deshalb nicht nur gefragt werden:

„Kann ich beweisen, dass ein Brief angekommen ist?“

Sondern auch:

„Kann ich beweisen, welche Erklärung zugestellt wurde und wann sie zugegangen ist?“

Fazit: Bei Kündigungen besser nicht allein auf das Einwurf-Einschreiben vertrauen

Die Reaktion auf die BAG-Rechtsprechung verbessert den Zustellprozess beim Einwurf-Einschreiben. Die elektronische Dokumentation soll nun erst nach dem tatsächlichen Einwurf erfolgen.

Damit ist aber nicht jedes Beweisproblem gelöst. Insbesondere bleibt die Frage, wie im Streitfall nachgewiesen wird, welches Schriftstück sich tatsächlich im Umschlag befand.

Bei wichtigen arbeitsrechtlichen Erklärungen – allen voran Kündigungen – bleiben daher die persönliche Übergabe unter Zeugen oder die sorgfältig dokumentierte Zustellung durch einen Boten regelmäßig die sichereren Varianten.

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